En kunde vil sende indkøbsordrer direkte til jeres system, men jeres salgsafdeling arbejder stadig fra mails. Det kan lyde som en lille integration. I praksis skal kunden også forstå jeres svar, lageret skal levere de rigtige oplysninger om forsendelsen, og fakturaen skal kunne forbindes med den oprindelige ordre.
EDI betyder elektronisk udveksling af strukturerede forretningsdokumenter. Denne guide handler om forbindelsen mellem køber og leverandør. Købsbeslutningen er, hvem der skal oversætte, kontrollere og vedligeholde dokumentstrømmen mellem virksomhedernes systemer. Valg af økonomisystem behandles i vores ERP-guide, mens lagerstyring og WMS handler om arbejdet med varerne inde på lageret.
Kort fortalt
- Beskriv hele forløbet fra ordre til faktura, før I indhenter tilbud. En fungerende fakturaforbindelse beviser ikke, at ordrebekræftelser og leveringsbeskeder også er dækket.
- Vælg mellem selv at drive integrationerne, lade en partner gøre det eller kombinere integreret EDI med en portal til mindre samhandelspartnere.
- Afprøv manglende varer, ændrede mængder og afviste dokumenter. Det er her, ansvaret mellem salg, lager, økonomi og integrationspartner bliver synligt.
Fra bestilling til betaling: fire forskellige beskeder
Køberen sender først en ordre med varer, antal, leveringssted og ønsket tidspunkt. Leverandøren sender derefter en ordrebekræftelse, som fortæller, hvad der faktisk kan leveres. Det er en forretningsmæssig besked: En teknisk kvittering for modtagelsen er ikke det samme som at acceptere ordren. TrueCommerces dokumentation skelner eksempelvis mellem en modtagelseskvittering og en PO Acknowledgement, som kan bekræfte eller afvise opfyldelsen. I EDIFACT kaldes ordrebekræftelsen ORDRSP. Se dokumentoversigten og beskrivelsen af ordrebekræftelser.
Når varerne afsendes, følger en elektronisk forsendelsesbesked, ofte kaldet DESADV eller ASN. Den skal beskrive den faktiske forsendelse, så modtageren kan forberede varemodtagelsen. Fakturaen kommer som et særskilt dokument med reference til handelen. I praksis bør I aftale, hvilke referencer der følger med gennem hele kæden, og hvordan delvise leverancer skal behandles. Et dokument må ikke beskrive hele ordren som leveret, hvis lageret kun har pakket en del.
Produktnumre og leveringssteder skal desuden betyde det samme på begge sider. GS1 forklarer, hvordan standardiserede identifikationsnumre binder dokumenter sammen med produkter og destinationer. Derfor er oprydning i varenumre, enheder og kundeadresser en del af EDI-projektet. En korrekt oversættelse hjælper ikke, hvis afsenderens karton og modtagerens styk repræsenterer forskellige mængder. GS1 Danmarks EDI-vejledning.
Tre leverandører i alfabetisk rækkefølge
Stryg tabellen til siden for at se alle kolonner.
| Leverandør | Relevant udgangspunkt | Vigtig afklaring |
|---|---|---|
| Babelway | Jeres egen integrationsansvarlige eller ERP-partner vil styre dokumenternes oversættelse | Hvem vedligeholder felter, regler og fejlretning? |
| Comarch | Mange partnere med forskellig teknisk modenhed skal tilsluttes | Hvilke partnere integreres, og hvilke bruger portal? |
| TrueCommerce | Dokumentudvekslingen skal kobles til et eksisterende forretningssystem | Hvilken konkret produktvariant og partneropsætning dækker kravene? |
Tabellen viser forskellige indgange til en vurdering, ikke en rangliste. Et tilbud skal afgrænse de konkrete handelspartnere, dokumenttyper og systemversioner. Leverandørens generelle liste over understøttede formater er kun begyndelsen.
Babelway: når ERP-partneren vil eje forbindelsen
I Babelways leverandørcase fra 22. juni 2016 havde ERP-leverandøren CCE brug for EDIFACT-forbindelser til fødevaredistributørernes samhandelspartnere. Eksterne EDI-led påvirkede både projekttid og kontrollen med data efter idriftsættelsen. CCE begyndte at sende ERP-systemets XML til Babelway og opsatte modtagelse af ordrer samt afsendelse af fakturaer og forsendelsesbeskeder. Casen beskriver også, at CCE selv kunne undersøge fejl i dokumentstrømmen. Babelways case om CCE.
For en køber er det relevante, hvem der kan få en blokeret forsendelsesbesked videre, mens bilen står klar. CCE var en ERP-leverandør med integrationsansvar; erfaringen dokumenterer ikke, at en grossist uden den kompetence kan overtage samme arbejde. Casen er historisk og beskriver ikke dagens aftalevilkår. Brug den til at afklare arbejdsdelingen med jeres ERP-partner: Kan partneren se fejlen, rette datagrundlaget og sende dokumentet igen? Det er vores købsfaglige vurdering af den beskrevne arbejdsgang.
Babelways aktuelle formatbeskrivelse viser blandt andet opbygning fra en eksempelfil, felttilknytning og opslagstabeller, der oversætter værdier mellem systemer. Det gør et konkret filudtræk fra jeres ERP mere nyttigt til demonstrationen end en løs liste over integrationsønsker. Afprøv eksempelvis oversættelsen mellem jeres varenummer og kundens nummer. Babelways beskrivelse af transformationer.
Comarch: dokumenteret tilslutning af forskellige partnere
Hvis en indkøbsorganisation vil samle dokumenterne fra mange leverandører, er ens tekniske krav ikke nødvendigvis en realistisk start. Comarchs onboardingvejledning beskriver et forløb, hvor partnerne opdeles efter blandt andet dokumentmængde og strategisk betydning. Nogle forbindes direkte med EDI, mens WebEDI kan bruges, når partneren mangler ressourcer til integration. WebEDI er en portal, hvor partneren arbejder med dokumenterne. Comarchs onboardingvejledning.
Det dokumenterede forløb fortsætter med partneridentifikation, valg af kanal, oversættelse af dokumentfelter og test af både forbindelsen og hver dokumenttype. Først derefter skiftes til drift. For køberen betyder det, at leverancen bør omfatte tilsluttede og afprøvede partnere, ikke kun en installeret central forbindelse. Portalsporet fjerner heller ikke automatisk partnerens indtastning. Aftal derfor, hvem der kontakter langsomme partnere, hjælper dem gennem testen og følger op efter start. Vejledningen er en procesbeskrivelse, ikke en kundecase eller garanti for en bestemt tilslutningstid.
TrueCommerce: dokumenteret genbrug af ordreoplysninger
Når de samme ordreoplysninger skal bruges i flere svar, bliver gentagen indtastning en konkret fejlkilde. TrueCommerce Transaction Manager beskriver en funktion kaldet Turnaround, der opretter en udgående transaktion ved at kopiere oplysninger fra en eksisterende. Løsningen bruger også partneropsætninger og opslagstabeller til forbindelsen mellem EDI og virksomhedens eget system. TrueCommerces produktdokumentation.
Det relevante forsøg er at modtage en ordre, danne næste dokument og ændre en leveret mængde. Kontrollér, at den oprindelige reference bevares, mens det nye dokument viser den faktiske hændelse. Automatisk kopiering kan reducere genindtastning, men kan også videreføre oplysninger, der ikke længere gælder. Dokumentationen gælder Transaction Manager; den er ikke bevis for, at alle danske TrueCommerce-aftaler har samme brugerflade eller funktioner. Bed derfor om demonstrationen i den tilbudte produktvariant og med jeres ERP-version.
Gør afprøvning og tilbud konkrete
Brug en fælles prøve med en normal ordre, en restordre og en ændring efter ordrebekræftelsen. Følg hvert dokument ind i modtagerens system. Indfør derefter en forkert reference og se, hvem der modtager alarmen, hvordan fejlen rettes, og hvordan en gensendelse undgår en dobbelt ordre. Resultatet skal være et sammenhængende handelsspor, som både kundeservice og økonomi kan forklare.
Bed om et tilbud, der adskiller etablering, partneropsætning, dokumenttrafik, løbende drift og ændringer. Afklar også betaling for test, nye kundekrav og eksport af mappings ved leverandørskifte. Guiden angiver ingen abonnementspriser; den samlede kommercielle afgrænsning skal følge jeres konkrete partner- og dokumentliste.
Metode og kilder
Vi læste de linkede offentlige primærkilder den 21. oktober 2026. CCE-casen er leverandørpubliceret og dateret 22. juni 2016. De øvrige anvendte sider og Comarchs PDF havde ingen sikkert identificeret publiceringsdato. Produktarbejdsgangene er dokumenterede beskrivelser, ikke vores egne produkttests. Vi bruger ingen effektmål eller brugeranmeldelser. Eventuelle kommercielle relationer til de nævnte leverandører er ikke afklaret i denne research.