Start med afsenderne, ikke banneret
Lav en liste over de mailforløb, som faktisk bruges. En personlig mail, et svar fra en fælles postkasse og en besked sendt fra en telefon kan kræve forskellig afsendertekst. Skriv også, om medarbejderen må vælge mellem sprog eller forretningsområder. Ellers risikerer I at købe en flot standard, som kollegerne må omgå for at kunne arbejde.
Aftal dernæst, hvem der retter kontaktoplysningerne. Hvis jobtitel eller telefonnummer kommer fra et centralt brugerregister, skal ejeren af registret være med. Marketing kan eje layoutet, men kan ikke rette en forkert datakilde ved at flytte teksten i skabelonen. Bed demonstrationen vise både en fuldt udfyldt medarbejder og en med manglende telefonnummer.
CodeTwo: kombinationen er ikke en ubetinget reserve
Hvis nogle medarbejdere vil vælge signatur i Outlook, mens andre sender fra andre programmer, er CodeTwos combo-tilstand relevant. Den officielle vejledning beskriver, at Outlook-tilstanden indsætter signaturen under skrivning uden at sende mailen gennem CodeTwo. Cloud-tilstanden tilføjer den efter afsendelse via mailforbindelser i Exchange Online. Combo bruger begge veje.
En vigtig detalje er, at en mail ikke automatisk bliver sendt gennem cloud-vejen, blot fordi brugeren sletter en signatur, som tilføjelsen allerede har indsat. Hvis jeres krav er, at bestemte oplysninger altid skal følge med, bør I derfor få netop den handling demonstreret. Vis også en mail fra et program uden tilføjelsen, så forskellen mellem de to forløb bliver tydelig.
Valget handler således om tilladt medarbejderadfærd og mailopsætning, ikke kun om udseende. Vi har ikke testet jeres klientversioner eller mailregler; dokumentationen er ikke bevis for, at alle jeres afsendelsesveje er dækket.
Exclaimer: rækkefølgen af regler kan ændre resultatet
En sælger kan have brug for kontaktoplysninger, et kampagnebanner og en tekst til udenlandske modtagere i samme mail. Exclaimer beskriver i sin regel-FAQ, hvordan serverbaserede regler behandles i rækkefølge, og hvordan flere signaturdele kan anvendes. Regeltesteren viser, hvilke regler der passer, uden at sende en rigtig mail.
Det gør det nyttigt at afprøve en konkret kombination: en sælger i to grupper, en intern modtager og en ekstern modtager. Bed om at få forklaret både den valgte signatur og de regler, som ikke blev anvendt. Ellers kan en ny kampagne utilsigtet ændre, hvad en anden medarbejdergruppe får med.
FAQ'en forklarer også, at en signatur indsat hos brugeren kan redigeres eller slettes, og at kalenderinvitationer ikke understøttes. Regeltesteren er heller ikke et bevis for visningen i modtagerens mailprogram. Brug derfor en aftalt testpostkasse til den afsluttende visuelle kontrol.
Templafy: gamle signaturer skal have en ejer
Når virksomheden indfører en central signatur, har medarbejderne ofte allerede lavet deres egne. Templafys funktionelle FAQ, opdateret 17. januar 2025, skelner mellem standardtekster fra enheden og brugeroprettede signaturer. De brugeroprettede skal fjernes af medarbejderen eller administratoren. At serveren tilføjer en ny signatur betyder derfor ikke, at en gammel personlig signatur automatisk forsvinder.
Gør oprydningen til en del af indførelsen. Lad en testbruger beholde sin gamle signatur, og følg resultatet helt frem til modtageren. Aftal derefter, hvem der fjerner gamle skabeloner, og hvordan I opdager dobbelt signatur efter udrulning. Det er særligt relevant ved fælles postkasser, hvor flere personer kan have forskellige lokale indstillinger.
Krypteret mail kræver særskilt afklaring. Den tekniske FAQ beskriver, at allerede krypterede beskeder passerer uden en serversignatur; rækkefølgen af Exchange-regler kan i andre opsætninger lægge signaturen på før kryptering. Det skal jeres IT-ansvarlige vurdere i den konkrete opsætning. Vi har ikke efterprøvet krypteringsforløbet.
En lille prøve før den store udrulning
Brug først en aftalt testgruppe. Lad den sende nye mails og svar fra både personlig og fælles postkasse på de enheder, I vil understøtte. Kontroller navn, afsenderadresse, linjeskift, manglende felter, billeder og placering i en længere samtale. En signatur, der ser rigtig ud i editoren, kan stadig fylde urimeligt meget i en mobiltråd.
Prøv derefter en rettelse af telefonnummer og en afsluttet kampagne. Notér, hvornår ændringen faktisk når frem, og hvem der undersøger det, hvis den ikke gør. Tag også en mail uden for den planlagte regel med; ellers beviser testen kun det nemmeste tilfælde.
Bed tilbuddet skelne mellem licens, designhjælp, indføring og løbende administration. Få den valgte platform, mailprogrammer og afsendergrupper beskrevet. Køb efter det forløb, I kan få til at fungere med jeres IT og marketing, frem for antallet af bannerskabeloner.
Kilder og metode
De linkede primærkilder er læst 29. oktober 2026. Dateringen af Templafys FAQ er kildens egen; øvrige dokumentationssider havde ikke en entydig dato, som vi kunne fastslå. Guiden bygger på dokumenterede arbejdsgange. Vi har ikke udført produkttest eller målt salgseffekt af signaturerne. Prøverne er forslag til jeres evaluering.