Fra kvittering til afsluttet tilbagebetaling
En medarbejder sender en kvittering i en besked. Lederen godkender i en mail, og økonomi mangler både projektkode og bankoplysninger. Et system til udlæg skal samle den kæde, så medarbejderen og økonomiafdelingen kan se samme status.
Guiden er til økonomiansvarlige, som vil forbedre håndteringen af medarbejdernes private udlæg og tilknyttede bilag. Vi sammenligner Acubiz, Payhawk og Pleo. Firmakort indgår, hvor de hænger sammen med udgiftsarbejdet. Valg af bogføringssystem, kundebetalinger og skattebehandling er ikke guidens opgave.
Kort fortalt
- Acubiz: Undersøg løsningen, hvis udlæg, kørsel og godkendelser skal indgå i et fælles registreringsflow til økonomi eller løn.
- Payhawk: Undersøg løsningen, hvis indsendelse, godkendelse og betaling skal håndteres i samme platform med tydelige administratortrin.
- Pleo: Undersøg løsningen, hvis firmakort og private udlæg skal samles. Kontrollér pakken: Start omfatter ikke private udlæg på den kontrollerede prisside.
Matchene er redaktionelle vurderinger. Ingen af de tre er udpeget som billigst, lettest eller mest korrekt i praksis.
Sammenligning
Stryg tabellen til siden for at se alle kolonner.
| Produkt | Dokumenteret flow | Vigtig forskel at undersøge | Hvad der mangler før et valg |
|---|---|---|---|
| Acubiz | App til bilag, udlæg, kørsel og godkendelse samt eksport til ERP/løn | Mere avanceret godkendelse og dimensioner afhænger af pakken | Pris og opsætning for jeres konkrete dimensioner og tilbagebetalingsvej |
| Payhawk | Indsendelse i app/portal, godkendelse og administratorens betaling af udgiftsrapporter | Betaling er en særskilt proces efter gennemgang | Jeres valutaer, bankopsætning, integration og samlet abonnement |
| Pleo | Firmakort samt registrering og tilbagebetaling af private udlæg | Udlæg står på Build og Optimise; direkte tilbagebetaling har særskilt gebyr på prissiden | Rollefordeling, brugerantal og faktisk omkostning ved tilbagebetaling |
Grundlag: Acubiz-app, Acubiz-pakker, Payhawk-indsendelse, Payhawk-betaling, Pleo-udlæg og Pleo-priser.
Leverandørerne
Acubiz — registrering og godkendelse tæt på medarbejderen
Acubiz beskriver en app til private udlæg, firmakortkøb, kørsel og andre rejseposter. Bilag kan fotograferes, og SmartScan udtrækker oplysninger. Godkendte udgifter kan overføres til ERP eller lønsystem. Det er produktets beskrevne funktioner; automatisk aflæsning er ikke en garanti for korrekte bilag. Appen
På platformsiden skelnes mellem Lite, Plus, Advanced og Premium. Plus fremhæver blandt andet avanceret godkendelsesflow og ekstra dimensionsværdier, mens Advanced beskriver blandt andet projektgodkendelse. Bed om at få jeres ønskede godkendelsesstruktur placeret i den konkrete pakke. Pakker
Løsningen er relevant at undersøge, hvis økonomi først og fremmest skal samle mange typer medarbejderregistreringer. Afklar, hvordan den faktiske udbetaling sker i jeres opsætning; eksport af en godkendt udgift er ikke i sig selv dokumentation for, at medarbejderen har fået pengene.
Payhawk — adskil godkendelse fra betaling
Payhawks vejledning viser indsendelse af udlæg i app og webportal, aflæsning af bilag og routing til virksomhedens godkendere. En særskilt administratorvejledning beskriver bekræftelse og autorisation af betaling af udgiftsrapporter. Indsendelse · Betaling
Den opdeling er et godt udgangspunkt for virksomheder, hvor en leder kan godkende formålet, mens økonomi styrer udbetalingen. Se en afvist udgift, en rettet udgift og en godkendt rapport, der endnu ikke er betalt, i samme demonstration.
Danmark står på Payhawks officielle landeliste, med engelsk som henvisningssprog. Det dokumenterer markedstilstedeværelse, men ikke alle betalingsfunktioner, dansk support eller godkendelse af en bestemt virksomhed. De forhold skal afklares for jeres selskab og valutaer. Landedækning
Pleo — kombiner kort og udlæg med den rigtige plan
Pleo beskriver firmakort og overblik over virksomhedsudgifter samt et udlægsflow med administratorstyret eller medarbejderinitieret tilbagebetaling, afhængigt af opsætningen. Udlægssiden beskriver både banktilbagebetaling og registrering af tilbagebetaling via løn. Platform · Private udlæg
Prissiden viser Start, Build og Optimise. Private udlæg er ikke inkluderet i Start, men er anført på Build og Optimise. Disse to planer har minimum tre brugere, og direkte tilbagebetaling er angivet med et gebyr på 0,90 %. Få bekræftet beregningsgrundlag og øvrige vilkår i tilbuddet. Aktuel planoversigt
Det er især relevant, hvis nogle kolleger skal bruge kort, mens andre kun sender udlæg. Bed om et tilbud med de to roller vist hver for sig, så en kortorienteret startpris ikke forveksles med omkostningen ved hele udlægsprocessen.
Hvilke oplysninger skal følge bilaget?
Beskriv de felter, I behøver: medarbejder, dato, beløb, valuta, formål, afdeling og eventuelt projekt. Afgør, hvem der må ændre dem efter godkendelse, og hvordan rettelsen bliver synlig. Jeres bogholder bør afgøre kontering og eventuel momshåndtering; en produktbeskrivelse erstatter ikke den vurdering.
Undersøg derefter integrationen i begge retninger. Kommer kontoplan og projekter ind i udlægssystemet? Følger bilaget med posteringen ud? Hvad sker der, hvis et projekt er lukket, eller overførslen fejler? Et logo på en integrationsliste besvarer ikke disse spørgsmål.
Et konkret prøveforløb
Brug fiktive bilag til et almindeligt køb, et bilag i fremmed valuta, et dubletbilag og et udlæg med forkert projektkode. Lad medarbejder, leder og økonomi udføre hver deres trin. Følg ét bilag helt til bogføring og tilbagebetalingsstatus.
Aftal acceptkriterier før demonstrationen: Medarbejderen kan se, hvad der mangler; godkenderen kan sende bilaget tilbage med en begrundelse; økonomi kan identificere et ikke-betalt udlæg; og en fejlet eksport kan genkøres uden en ukontrolleret dublet. Dette er en foreslået afprøvning, ikke en gennemført test.
Hvad bør tilbuddet indeholde?
Bed om abonnement, brugerroller, minimumsantal, opsætning, integration, betalingsgebyrer og hjælp ved månedsafslutning. Oplys både medarbejderantal og forventet antal udlæg. Sammenlign første år med løbende drift, og få pris på ekstra selskaber særskilt, hvis I har flere.
Samlede priser for Acubiz og Payhawk er ikke fastslået i dette materiale. For alle tre er virksomhedens konkrete aftale, dataplacering, adgangsopsætning og integration endnu uafklaret. Guiden vurderer arbejdsformer og dokumenterede pakkegrænser; den lover ikke besparelser eller bestemte implementeringstider.
Relaterede guider
Se regnskabsprogrammer ved valg af bogføringssystem og lønadministration ved valg af lønflow. De er relevante nabokøb, når udlægsdata skal afleveres til næste system.
Udvælgelse og metode
De tre produkter er udvalgt som et afgrænset sammenligningsfelt, fordi deres aktuelle offentlige produkt- eller hjælpesider dokumenterer det beskrevne købsbehov. Rækkefølgen er alfabetisk. Feltet er ikke en udtømmende markedskortlægning. Funktioner og pakkegrænser er leverandøroplysninger; vurderinger af anvendelse og forslag til afprøvning er redaktionens. Vi har ikke testet produkterne, indhentet tilbud eller kontaktet leverandørerne.
Kommercielle relationer mellem Branchekompas/Carter & Co og leverandørerne er uafklarede. Denne sammenligning indeholder derfor ikke en erklæring om dokumenteret økonomisk uafhængighed. Søgevolumen, kundeanmeldelser og påståede markedsplaceringer indgår ikke i vurderingen.
Kilder og kontrol
Offentlige primærkilder kontrolleret 16. september 2026. Oplysningerne beskriver leverandørernes dokumentation på kontroldagen. Kendte publicerings- og ændringsdatoer er angivet særskilt nedenfor; en kontroldato er ikke en kildes publiceringsdato.
- Acubiz App | Expense Management App for Receipts, Mileage & Travel Expenses. Kildens publicering: ikke oplyst i det kontrollerede materiale. Seneste oplyste ændring: ikke oplyst.
- Intelligente firmakort til din virksomhed - Pleo. Kildens publicering: ikke oplyst i det kontrollerede materiale. Seneste oplyste ændring: ikke oplyst.
- Create Bills, Reimbursements and Company Cash Requests for Employees - Payhawk Help Center. Kildens publicering: ikke oplyst i det kontrollerede materiale. Seneste oplyste ændring: ikke oplyst.
- Hurtig og nem tilbagebetaling af private udlæg | Pleo - Pleo. Kildens publicering: ikke oplyst i det kontrollerede materiale. Seneste oplyste ændring: ikke oplyst.
- Confirming and paying expense reports one by one. Kildens publicering: ikke oplyst i det kontrollerede materiale. Seneste oplyste ændring: ikke oplyst.
- Expense Management software for Full Financial Control | Acubiz. Kildens publicering: ikke oplyst i det kontrollerede materiale. Seneste oplyste ændring: ikke oplyst.
- List of countries Payhawk spend management platform operates in | Payhawk. Kildens publicering: ikke oplyst i det kontrollerede materiale. Seneste oplyste ændring: ikke oplyst.
- Simple pricing that works for everyone - Pleo. Kildens publicering: ikke oplyst i det kontrollerede materiale. Seneste oplyste ændring: ikke oplyst.